Área de Recibo
El supervisor recibe las órdenes de entrega de la materia prima y las coteja contra las órdenes de compra. El reporte provee al área de recibo básicamente un registro semanal de las ordenes recibidas. Mientras esto sucede, en el área de recibo los empleados descargan el vagón y mueven la materia al área de manufactura de la planta. Al final del día, el supervisor entrega el registro de la materia prima recibida y otros documentos relacionados a un oficinista encargado, quien entregara estos documentos al oficinista de área de inventario para precisamente entrar la información de la materia recibida al sistema de inventario. La entrada de datos incluye el tipo de material recibido, el vendedor y la cantidad recibida.
Área de manufactura e inventario
Encontramos que el inventario de la materia prima se va haciendo durante las operaciones de fabricación. Según se va utilizando inventario de la materia prima, el personal de manufactura completa un documento donde se indica el tipo y la cantidad de material utilizado para efectos de inventario. Al final del día, los empleados de manufactura le entregan al empleado encargado del inventario un informe indicando la cantidad de productos que ya están ensamblados y la cantidad del producto final completados ese día. El encargado del inventario entra la información al sistema de inventario mientras va recibiendo los documentos.
Área de Despacho
El departamento de ventas completa las órdenes de compra y las entra al sistema de facturación y envío de acuerdo las vaya recibiendo por fax o por teléfono. El personal encargado del área de despacho recibe las ordenes de compra y de acuerdo a ellas va llenando el camión con los productos ordenados. Al final del día, se le entrega al encargado del inventario las órdenes de embarque para que actualice la información en el sistema de inventario.
Departamento de Finanzas y Contabilidad
Cada planta manufacturera tiene un departamento de Finanzas. Estos departamentos consolidan su información en las oficinas centrales en California. El sistema de finanzas que posee esta oficina va dirigido al mercado de manufactura, distribución y finanzas. Las demás plantas poseen otros sistemas no compatibles que se complementan con procedimientos manuales, por lo que la data es enviada a la central por correo u otros medios. Para el manejo de esta documentación mensual es necesaria la contratación de un grupo de auditores, ya que es una labor intensiva y costosa. Además, estos procedimientos repercuten en los procesos de los informes de contabilidad, culminando éste de 15 a 20 días después de finalizado el ciclo de cierre de mes.
Recomendaciones
Área de Recibo
Tan pronto el supervisor reciba el camión con la entrega de materia prima, este debe realizar la misma entrada de datos diariamente en un programa que tenga la habilidad de actualizar la información al sistema de inventario, ya que aparentemente el no hace nada mas que esperar el camión. Con esto se elimina el proceso de aquel empleado que entrega el registro de ordenes al final de día.
Área de manufactura e inventario
Eliminar el proceso intermedio donde el personal de manufactura complete un documento que indique la cantidad de productos ensamblados y el producto final completados durante ese día, ya que el sistema recomendado proveerá que la data se vaya actualizando según se vaya utilizando la materia prima, ya que la misma fue registrada en el sistema de inventario al recibirse el camión. Además, se recomienda el uso del sistema de código de barra para asignarlo al producto terminado. Este sistema es un mecanismo efectivo para conducir un inventario exacto a un tiempo razonable y la precisión de contabilidad en los productos.
Área de Despacho
Se recomienda eliminar el proceso manual de las ordenes de compra tomadas por los vendedores, facilitándole a éstos computadoras portátiles para procesar la orden de compra y con acceso al sistema de inventario. De esta forma se procesa la orden del cliente para que pase automáticamente al área de despacho. Una vez se tenga control del comienzo de este proceso, en el área de envío tenemos la cantidad exacta de lo que hay en inventario, para así poder cumplir con las ordenes de los clientes. De esta forma se puede determinar que cantidad existe en inventario y así el departamento de manufactura siga produciendo según las órdenes pendientes de entrega.
Departamento de Finanzas y Contabilidad
Se recomienda la instalación de un programa multiusuario en los departamentos de finanzas de todas las plantas manufactureras y oficina central. Este sistema proveerá mayor eficiencia en el proceso de las ordenes de compra, recibo de mercancía, inventario y ventas. El sistema de computación tendrá la facilidad de acceso remoto. De esta forma se procesa la orden del cliente para que pase automáticamente al área de almacén y despacho. Una vez se tenga control del comienzo de este proceso se agilizan todos los procesos y se mejora la calidad de servicio y el compromiso hacia los clientes.
Diagrama de Procedimientos
Resumen de Ventajas y Desventajas
Ventajas
Fácil manejo de pedidos
No habrá exceso de Inventario
Informes
Accesibilidad a pedidos las 24 horas
Inventario exacto
Control de perdidas
Desventajas
Adiestramiento a empleados
Despido empleados
Resistencia al cambio
Costos
Conclusión
Con este análisis podemos recomendar la simplificación del proceso de recibo, manufactura y envío creando un mejor control y manejo de inventario, ya que el proceso de inventario que realiza la compañía cada ano es uno muy largo y representa un gasto adicional de dinero y tiempo para la organización. Con un sistema de inventario electrónico el cual desde el momento en que se recibe la materia prima se entre al sistema, según explicamos anteriormente, se mantendrá de esta forma mejor control de inventario de materia prima y de producto terminado; se previenen pérdidas y elimina duplicidad de tareas. Además, podemos obtener los informes anuales y reportes que provean la información con las comparaciones de la producción, ventas e inventario por planta y por departamento para el cierre de fin de año, pudiendo hacer comparaciones de ventas un mes determinado, esto para efectos de proyección. Como factor externo es importante señalar que para la planta de China, se debe tener en cuenta, las disposiciones de ley de ese país para poder entonces cumplir con las políticas de manufactura y recursos humanos ya que las leyes que aplican a los Estados Unidos no son las mismas que aplicarían en ese país.
Referencias
Riordan Manufacturing Inc). Virtual Organization of University of Phoenix Retrieved November 9, 2007, from University of Phoenix, rEsource, 2006 course Technology Web site.
