o papel das RP na camara de sintra

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O Papel das Relações Públicas

Câmara Municipal de Sintra

Índice

Introdução_______________________________________________________3

Desenvolvimento:

O Papel das Relações Públicas na Câmara Municipal de Sintra______________4

Relativamente aos instrumentos escritos e orais para a comunicação Municipal_5

Projecto destacado para dar a conhecer o trabalho das Relações Públicas______ 7

Conclusão_______________________________________________________ 10

Bibliografia______________________________________________________ 11

Anexos__________________________________________________________12

Introdução

Este trabalho tem como objectivo esclarecer qual o papel assumido pelas Relações Públicas no contexto politico.

Escolhemos por isso à Câmara Municipal de Sintra para mostrar como são utilizadas as Relações Públicas neste organismo.

Pois, quando se fala de Relações Públicas na política é indispensável saber que estas têm um papel importante e são parte integrante do mundo das comunicações politicas.

As Relações Públicas podem ser consideradas uma técnica de comunicação bilateral ou bidireccional, que tem como principal objectivo a criação de um clima favorável de entendimento mútuo entre uma organização e os seus públicos, através de uma politica de informação e verdade.

Assim, demonstrar a necessidade de envolvimento da área das Relações Públicas de forma não só a colaborar com a Câmara Municipal de Sintra e com os seus públicos, na promoção do seu papel social, como também evidenciar que o seu papel neste contexto é muito importante, constitui um aspecto básico neste trabalho.

O Papel das Relações Públicas na Câmara Municipal de Sintra

Demonstrar a necessidade de envolvimento da área de Relações Públicas de forma não só a colaborar com a Câmara Municipal de Sintra na promoção do seu papel social, como também evidenciar a própria área no sentido de actualizá-la e adequa-la às novas necessidades sociais, garantindo a sua valorização frente à sociedade, são os objectivos da utilização das Relações Públicas na Câmara Municipal de Sintra.

O trabalho das Relações Públicas, na Câmara Municipal de Sintra, tem como finalidade satisfazer as necessidades dos seus públicos, são estes:

Munícipes;
Trabalhadores externos ao concelho, (que não residem em Sintra, mas que trabalham neste concelho);
Turistas, grande público visto que Sintra é Património Mundial;
Jornalistas;
Pessoas que não são residentes, mas que possuem casa de Férias, por exemplo.

O trabalho efectuado pelas Relações Públicas é fazer todo o plano de comunicação da Câmara e dar a conhecer ao exterior actividades, serviços, projectos, etc, bem como o plano de actividades interno, tais como:

Fazer o acompanhamento do Presidente;
Receber os Convidados e geri-los, quando existem reuniões, conferencias, etc;
Reservar lugares a figuras publicas ou institucionais, (directores, chefes de serviço…)
Compete as Relações Públicas o envio de convites, solicitar tudo o que necessita para compor a sala, orientar o protocolo, entre outras coisas;
A sala onde irá ser efectuada a conferência, reunião…, também e orientada pelos relações publicas, sendo que a disposição das bandeira obedece a uma ordem:

- Se for impar coloca-se a bandeira nacional ao centro a da comunidade europeia à sua direita e por fim a do município à esquerda;

- Se o número for par fica a bandeira nacional a seguir à da União Europeia e depois a do município de Sintra e em seguida as outras por ordem de importância.

O Gabinete de Comunicação e Relações Públicas da Câmara Municipal de Sintra no seu todo divide-se em:

Sector de Analise de Imprensa;
Gabinete de Imprensa;
Protocolo e Relações Públicas;
Sector de Design;
Sonoplastia.

As Relações Públicas são a imagem ...

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- Se for impar coloca-se a bandeira nacional ao centro a da comunidade europeia à sua direita e por fim a do município à esquerda;

- Se o número for par fica a bandeira nacional a seguir à da União Europeia e depois a do município de Sintra e em seguida as outras por ordem de importância.

O Gabinete de Comunicação e Relações Públicas da Câmara Municipal de Sintra no seu todo divide-se em:

Sector de Analise de Imprensa;
Gabinete de Imprensa;
Protocolo e Relações Públicas;
Sector de Design;
Sonoplastia.

As Relações Públicas são a imagem da Câmara, daí o uso de uma farda que é usada sempre que estes têm de ir ao exterior, isto é sempre que entrem em contacto com os públicos, não só para as pessoas se sentirem familiarizadas, mas porque vão em representação do município. Esta farda têm as cores azuis e amarelo que são as cores do concelho

Relativamente aos instrumentos escritos e orais para a comunicação Municipal:

Quanto ao trabalho das Relações Públicas da Câmara utiliza para divulgar informação aos seus públicos, são os seguintes:

Revista Municipal, que é trimestral, cuja informação é da evolução do conselho, (ver revista em anexo 1 e 2);

Magazine Cultural de Sintra, “As Cidades e as Serras” que é mensal, cuja informação é bastante diversificada, tal como, desporto, eventos, museus, monumentos, parques e jardins, teatro, actividades para jovens e crianças, festas e feiras, bibliotecas, historias de Sintra, informações sobre Sintra e os seus belíssimos lugares, entre outras;

Agenda Cultural, que sai mensalmente, alusiva a eventos que se realizam no mês a que ela ilustra, (ver agenda em anexo 4).

Flyers, Brochuras, são outra forma que o departamento de Relações Públicas, opta por fazer para distribuir pelo concelho para que os seus Públicos se mantenham informados das actividades que se vão realizar, bem como informações sobre Sintra, não só para a população residente no concelho, mas para os Turistas que todos os anos visitam a Vila de Sintra, principalmente, na altura do verão. (ver flyers e Brochuras em anexo).

Existe ainda jornais locais, (ver jornal em anexo);

Também utilizam as rádios locais, para divulgar informação sobre o conselho, projectos a realizar, entre outras iniciativas;

A Televisão é um meio pouco utilizado, apenas um meio utilizado pontualmente, para divulgar um aspecto que tenha um impacto territorial ou mesmo nacional. Visto que a Câmara Municipal como não pretende vender nada nem alcançar a preferência de ninguém, não necessita de investir neste tipo de comunicação, visto que é um meio muito caro, Exemplos para eleições.

Press-releases;

Edifícios, equipamentos e viaturas, também são um instrumento de comunicação bem como as fardas;

Site Municipal, (ver site em anexo 5)

Quanto às visitas públicas:São uma forma de dar a conhecer a organização ao público externo, nomeadamente à imprensa, órgãos do poder, munícipes, turistas.

Estas visitas fazem-se da seguinte maneira: existem secções públicas que a Câmara organiza, mais propriamente as Relações Públicas, quando existe algum problema a ser resolvido, para deste modo dar a conhecer o problema aos munícipes.

Como exemplo:

No Bairro da Tabaqueira, pretendia-se melhorar o local construindo um parque de estacionamento para os residentes.

Para isso, membros da Câmara Municipal organizaram-se para ir, porta a porta, (inicialmente eram membros dos CTT que entregavam estes inquéritos, no entanto revelou-se pouco viável, visto que a maioria destes inquéritos nunca chegavam ao departamento para serem analisados, pois as pessoas não os respondiam), para fazer inquéritos aos residentes de qual era a sua opinião e as suas necessidades quanto a este projecto.

Participação da Câmara Municipal em acontecimentos externos como Patrocínios e Mecenato, aos quais o papel das Relações Públicas têm um papel muito importante, (ver anexos).

A Câmara Municipal de Sintra, envolve-se em vários projectos para fortalecer a relação com os seus públicos e as Relações Públicas são um meios de comunicação bastante utilizado para dar “vida” a todas estas iniciativas. As áreas em que a Câmara se envolve, são:

Ambiente;
Cultura e Turismo;
Desporto;
Educação;
Higiene, segurança e saúde ocupacional;
Juventude;
Obras Municipais;
Projectos Municipais;
Relações Internacionais;
Saúde e Acção Social.

De entre estas áreas, achamos que deveriamos destacar um dos Projectos Municipais, que envolve um dos públicos neste caso os Munícipes Idosos, dado pelo nome:

DESCONTOS PARA IDOSOS, pois são estes uma população mais carenciada visto que a nível de rendimentos sofrem mais. São um público importante ao qual a Câmara Municipal de Sintra dá bastante importância e desenvolve inúmeras iniciativas com este público. Por esta razão achamos interessante tratar esta acção no qual o papel da Relações públicas teve um importante papel para a sua divulgação e tratamento.

O Cartão Sintra d´Ouro será uma realidade, (ver anexo da noticia que saiu na Revista Municipal em anexo 5)

Os idosos do concelho de Sintra vão passar a ter descontos nos bens e serviços prestados por mais de 100 entidades/comerciantes que aderiram ao CARTÃO SINTRA D´OURO, um projecto da Câmara Municipal de Sintra que pretende proporcionar uma melhor qualidade de vida a todos os munícipes com idade superior a 65 anos.

O projecto CARTÃO SINTRA D´OURO, aprovado em reunião de Câmara, permite aos idosos adquirirem bens ou terem acesso a serviços com desconto até 30% em áreas como a saúde, desporto, cultura, acção social e actividades económicas.

No concelho de Sintra residem cerca de 40 mil idosos (de acordo com o último Censos) e, sendo a população idosa considerada um grupo vulnerável à pobreza – com as despesas de saúde, bens e serviços uma fatia pesada nos respectivos orçamentos familiares - a autarquia decidiu avançar com esta iniciativa que poderá contribuir para uma melhor qualidade de vida dos cidadãos.

Numa outra vertente, este Cartão funcionará como um estímulo ao comércio local. Aliás, a adesão de comerciantes (oculistas, livrarias, lavandarias, etc) e de serviços tem sido notória, traduzida em mais de uma centena de adesões, das quais ressaltam as que prestam serviços na área da saúde (clínicas dentárias, de medicina física e de reabilitação, centros de fisioterapia, ginásios), número que tende a aumentar.

A autarquia elaborou um guia onde constam todos os comerciantes e entidades que já aderiram ao CARTÃO SINTRA D´OURO, guia esse que será distribuído gratuitamente à população idosa do concelho. (Ver fichas de candidaturas para as empresas e pessoa singular em anexo)

Qual é o papel das Relações Públicas neste projecto?

Foram usados inúmeros meios para divulgar este projecto ao Público Idoso e às entidades/comerciantes:

Cartas:

Que serviram diversos objectivos. As cartas são bastante usadas pelas Relações Públicas da Câmara Municipal de Sintra.

Estas cartas são de divulgação do projecto, destinadas aos idosos em idade de Reforma, para proporcionar a este público uma integração no seio da comunidade.

Internet:

A Internet é o pilar da comunicação externa da Câmara Municipal de Sintra, disponibilizando à generalidade dos públicos do concelho uma série de funcionalidades e informação actualizada sobre a Câmara Municipal de Sintra, sobre os projectos e sobre o município. Através deste meio de comunicação, é disponibilizada informação de carácter bastante diversificado, de que são exemplos as notícias sobre o município, os procedimentos internos, bem como a visão e valores da organização, iniciativas da Câmara Municipal de Sintra, como foi enviada informação sobre o projecto O Cartão Sintra d´Ouro.

Cartas de boas festas no Natal que o ano passado (2006), pela 1ª vez foi enviada pela Internet, aos seus munícipes.

Desta forma, este público têm acesso a este tipo de informação de forma mais rápida e estruturada. Incentivando o uso de novas tecnologias pelos mais idosos.

Newsletter:

Estas publicações são de carácter informativo e destinam-se a vários públicos do seu interesse. Este meio também foi utilizado para divulgar este projecto para os idosos.

A Newsletter da Câmara Municipal de Sintra, engloba diversas áreas, tais como:

Ambiente;
Educação;
Obras municipais;
Saúde a acção social;
Cultura e turismo;
Higiene, segurança e saúde ocupacional;
Projectos municipais, (neste caso o Cartão d’Ouro);
Escolas;
Desporto;
Juventude;
Relações internacionais.

Flyers, Brochuras, são outra forma que o departamento de Relações Públicas, opta por usar para distribuir pelo concelho, aos seus munícipes idosos se manterem informados das actividades, (reuniões, palestras, etc.) que se vão realizar, sobre este projecto.

Existe ainda jornais locais, que divulgam este projecto para reforçar a sua divulgação, para isto as Relações Públicas elaboram press-releases para os jornalistas, publicarem este projecto.

Revista Municipal, este foi outros meios que as Relações Públicas utilizaram para comunicar este projecto, Cartão d’Ouro. (ver anexo 5)

Conclusão

Procurámos, neste trabalho mostrar qual o papel que as Relações Públicas ocupam no contexto politico, neste caso na Câmara Municipal de Sintra.

Podemos concluir que as Relações Públicas são um instrumento de comunicação importantíssimo para promover um entendimento entre os públicos da Câmara.

Temos de ter sempre em atenção que qualquer organização, tem de perceber se quer mesmo comunicar, em seguida se existe alguma coisa para comunicar e só depois providenciar meios para comunicar.

Podemos saber quais os instrumentos orais e escritos de que as Relações Públicas da Câmara dispõe para comunicar com os seus públicos.

E abordámos em particular um projecto, chamado Cartão d’Ouro destinado ao público idoso d Câmara Municipal de Sintra e verificamos quais os instrumentos de comunicação que as Relações públicas utilizaram para poder comunicar com este público.

Vimos que as Relações Públicas da Câmara têm um cuidado especial com todos os seus públicos nomeadamente neste projecto, utilizaram cartas personalizadas para poder chegar ao público idoso, permitindo que estes sintam uma integração no seio da comunidade.

A Internet foi outro dos instrumentos utilizados, para desta forma, este público tenha acesso à informação de forma mais rápida e estruturada. Incentivando o uso de novas tecnologias pelos mais idosos.

Outros instrumentos foram também utilizados para comunicar este projecto ao seu público-alvo, no entanto destacamos estes pois são uma forma mais personalizada, as cartas conseguem chegar ao público transmitindo-lhes preocupação e proximidade. A Internet incentivando os mais idosos à utilização das novas tecnologias, para que estes se sintam integrados no avanço da sociedade.