En el plano del grupo, la falta de comunicación es una de las variables mas importantes que podemos apreciar ya que tanto Helen como Debra saben que existen problemas, pero cada una de ellos no sabe si la otra esta dispuesta a solucionarlo o no, así mismo podemos apreciar diversos hechos desde los mas significativos como es la elaboración y aprobación de los presupuesto como hasta el incidente de la compra de la fotocopiadora,
Por otro lado la toma de decisiones en grupo, por ejemplo la aprobación de presupuestos se ve influenciada por hechos políticos como lo es la presión que ejerce Helen con grupos de la población para que sea aceptado su propuesta encima del orden ya establecido por Debra.
El Liderazgo que debería poseer Debra no se pone de manifiesto dentro de la organización ya que Helen pone demasiadas trabas para que pueda desarrollar su trabajo de forma eficiente, así mismo la estructura del equipo de la biblioteca no queda totalmente claro ya que el equipo es de básicamente bibliotecarios y personas que ayudan sin recibir paga alguna, es decir no existe una estructura homogénea dentro de la organización del ayuntamiento.
Estos problemas han llevado a tener un ambiente desconfianza entre ambos grupos de trabajo, llegando a extremos de sentirse dentro de un ambiente hostil como lo manifiesta el personal de la biblioteca, y un bajo nivel de cooperación.
A pesar de esto internamente el grupo de la biblioteca se puede apreciar que se trabaja dentro de un ambiente laboral agradable, tanto dentro del personal de la biblioteca como de los usuarios del mismo, a diferencia de los otros departamentos en los que se tiene que liar con muchos reclamos por parte de los usuarios y manejo de proveedores.
Por lo tanto podemos ver que no existe una organización clara dentro de la biblioteca y la organización que trata de imponer Debra no ha llegado a cuajar totalmente por problemas que existen entre esta nueva forma de organización y la que ha venido desarrollando Helen a través de los años.
Por ultimo dentro del plano del sistema de la organización podemos apreciar que la cultura que posee la organización en un nivel macro, es decir a nivel de ayuntamiento puede ir cambiando de acuerdo al cambio que se realizar de alcalde en cada periodo y por lo tanto se debe de ir adecuando cada área a la organización que tenga la administración que ingresa al poder, aquí podemos encontrar algunos problemas como el que nos muestra el caso, en el que un departamento como lo es la biblioteca con una forma de trabajo que ha tenido éxitos se resiste al cambio y usa excusas de todo tipo, desde las personales como las que indica Helen , es decir la falta de una remuneración adecuada, no ser catalogada como jefe de departamento, hasta las que involucran al manejo del presupuesto que conlleva a Debra a indicar que puede tener problemas administrativos si es que no controla el presupuesto y otras actividades de carácter administrativo como lo es la contratación de personal.
Se puede apreciar algunos puntos de acercamiento como lo es la contratación de personal, como parte de las practicas de Recursos Humanos, según indica Helen este es uno de los puntos que se han ido mejorando gracias a la coordinación estrecha que se ha realizado en las ultimas contrataciones, es decir se le esta dando a Helen cierto nivel de influencia en las decisiones que se refieren a la administración de recursos humanos y donde podemos apreciar alguna luz a la solución de los conflictos que se presentan.
2.-¿Qué conceptos de los dados pueden ayudarnos a explicar los problemas que se presentan?
En principio podemos indicar la falta de autoridad de Debra para poder imponer las nuevas formas de administración que busca para poder optimizar los procesos, es decir Debra posee un alto cargo directivo pero no tiene el poder para influir en toda la organización ya sea por falta de entendimiento o tacto para poder transmitir su forma de trabajo.
Por otro lado tenemos que Helen se ha ido encasillando a su puesto, ganando no solamente respeto ante la población sino ante sus subordinados, pero así mismo antipatía ante los demás miembros de la organización, es decir tenemos que Helen es el clásico empleado que ha llevado haciendo el trabajo bien durante mucho tiempo a su manera, es decir de una forma independiente, y se ha visto con problemas con la llegada de la nueva administración.
En el lado de la administración el hecho de querer gestionar el ayuntamiento de una manera propia sin tener en cuenta que ya se ha ido formando una cultura dentro de la organización antes de le llegada de Debra al poder ha desencadeno los conflictos que podemos apreciar y que afecta de alguna manera en el ambiente de trabajo en el que se vive.
El uso de mecanismos políticos para hacer prevalecer la razón por parte de Helen conlleva a aislar aun mas las corrientes divergentes, ya que hace participe a un grupo de influencia adicional dentro de la organización lo que conlleva a generar mayores discrepancias.
3.-¿Cuáles son los grupos de interés que influencian al Ayuntamiento y en qué medida éste satisface sus demandas ?
Existen diversos grupos de interés dentro del Ayuntamiento principalmente tenemos a los Jefes de Departamento de cada una de las áreas que tienen a su cargo responsabilidades y necesitan cierto tipo de autonomía para poder realizar su trabajo, dentro de este grupo podemos encontrar como parte de ella, a la Biblioteca Municipal, la cual ejerce todo tipo de presión para poder obtener una autonomía de trabajo, y tener un trato especial diferente a la de las otras áreas,
Un grupo adicional son los denominados comités de administración que trabajan tanto a nivel de ayuntamiento como de la administración de la biblioteca, que de alguna manera pueden ser participes de la solución a los problemas que se presentan en caso tomen conciencia de la labor que les toca realizar.
Un grupo exterior pero que también forma parte de los grupos de interés, es la Población que actúa como usuario del ayuntamiento, quien es el que adicionalmente a elegido mediante su voto a los encargados de la administración pública y que ejercen presión para que sus demandas sean escuchadas, aunque algunas veces están sean manipuladas por intereses personales como es el caso de Helen, quien en parte tiene razón con respecto a que existe una autonomía de trabajo en la Biblioteca, pero que debe considerar que forma parte de una organización mayor en la que su área debe estar en el mismo camino de los objetivos que se persiguen dentro del ayuntamiento.
Por ultimo los Organismo de Fiscalización de la Actividad Pública también forman parte de un grupo de interés ya que Debra se preocupa de los problemas que podrían tener si estos organismos detectan algún tipo de problema dentro de la actividad de la biblioteca ya que ella seria la que tendría que responder como representante principal del Ayuntamiento.
4.-¿En qué medida la estructura del Ayuntamiento ha ayudado a provocar losproblemas actuales ?
La estructura del ayuntamiento se ha venido dando bajo un nivel de supervisiones de las diferentes actividades que realizar como es la limpieza publica la seguridad etc, y de esta manera se ha venido trabajando, dándole una autonomía al trabajo en la biblioteca, adicionalmente existía una lejanía física entre el edificio municipal y la biblioteca, es decir los empleados de los departamentos del ayuntamiento no tenían demasiado contacto con la biblioteca.
Como podemos apreciar esta forma de estructura mediante funciones especificas, hacen que cada grupo vele por intereses propios los cuales se convierten en general en servicios que son brindados s la población quienes son los usuarios de estos servicios y los que mas reclaman que aquellos se brinden de manera eficiente.
A la llegada de la nueva Alcalde, se ha querido reorganizar el Ayuntamiento dotándole de una mayor eficiencia y un mejor control, es decir se ha dado prioridad al establecimiento de los procedimientos formales de trabajo, dejándose de lado aquellos procesos informales que de alguna manera hacen mas flexible el trabajo, es en este sentido que se ha visto afectado el area de la biblioteca y en especial Helen, quien ve este ataque de un modo persona.
Al aumentar los niveles de supervisión para Helen genera un fastidio entendible por parte de ella, quien ve que personas que no tienen su misma preparación están encima de ella dentro de la estructura organizacional, sintiendo de esta manera que su trabajo es menospreciado.
5.-¿Qué tipo de acciones propone para mejorar la situación?
Como se ha podido apreciar en el caso existe un problema tanto de autoridad como de comunicación entre la dirección central del ayuntamiento y de la Biblioteca, básicamente entre Helen y Debra, quienes defienden su punto de vista sin escuchar muchas razones.
Así mismo, se ha podido apreciar que existen ya unos inicios de acercamiento como por ejemplo el modo de reclutamiento del personal de la biblioteca, y así mismo Debra ha cedido en algunos requerimientos de Helen, aunque aun queda por resolver casos puntuales como por ejemplo el del presupuesto y la organización.
Al poseer un consultor externo Debra esta mostrando disposición a poder resolver los problemas y saber entender cual es la forma de pensar de Helen, de esta manera al tener claro los puntos de conflicto es posible sentarse y poner sobre la mesa cada uno de los puntos y poder establecer alguna forma de negociación.
A nivel personal Helen desea un aumento de sueldo y una mayor categorización de su trabajo, lo cual no es posible por las limitaciones de presupuesto que se presentan dentro del Ayuntamiento por lo que es posible suplir las remuneraciones monetarias con algún otro tipo de estimulo como lo es haciéndola participe de las decisiones que se tomen dentro de la organización, y tener siempre en cuenta su palabra al momento de poder tomar las decisiones.
Por otro lado es posible hacer entender a Helen que existen no solamente procedimientos informales de trabajo sino también los procesos que se imponen en la actualidad, las cuales se deben explicar cuidadosa y detalladamente.
Por ultimo hacerle ver a Helen que esta dentro de una organización y que su departamento no es una isla sino parte del ayuntamiento y que se deben fijar objetivos comunes y no trabajar como entes independientes
De esta manera se podrá aumentar la productividad de las personas y poder cumplir las metas de forma eficiente dentro de un ambiente de satisfacción general, el cual no solamente se basara en un entorno de trabajo agradable sino que también se tendrá en consideración el aporte que pueda realizar cada uno de los empleados en la obtención de los objetivos de la organización.
Dentro de mi entorno laboral dentro del Banco en el cual desarrollaba mis actividades he podido encontrar múltiples ejemplos de casos de personas que poseían un gran experiencia en el trabajo y de jefes jóvenes que venían a ordenar e imponer sus nuevas ideas de organización y que siempre tenían cierto tipos de conflictos con estas personas, algunas veces se les dejaba en sus propias islas de trabajo, cuando su desempeño no mermaba el rendimiento de otros, pero en otros casos se paso desde despidos hasta cambios hacia otra area de trabajo en los que era difícil a la persona se pueda adaptar no solo por su edad sino por su especialización en el trabajo, aunque como se ve en el análisis el saber escuchar y entender es el mejor camino para la resolución de conflictos.
José Marcelo Almeyda Alcántara
ESADE MBA Full Time I
