Je pense qu’il serait facile à changer ses responsabilités parce-qu’elle occupe un poste experimentale, donc, les complications juridique de son contrat serait peu, parce-que a mon avis l’entreprise aurait aîme lui donner un contrat plus flexible que d’habitude.
Secrétaire de Direction N°1 :
Actuellement :
- Elle travail dans deux emplois, premiérement dans l’emploi qu’elle etait embaucher à faire et deuxiémement l’emploi de l’Assistant de Direction.
- Elle ne recoit aucune d’aide de ses collègues parce-qu’elles volent en elle un rivale extrenement sérieuse. Elles criosent que, bien qu’elle soit la moins ancienne de l’equipe, elle posséde le plus grand chance a devenir le prochain secrétaire du Directeur General parce-qu’elle fait le travail de l ‘Assistant de Direction maintenant.
- Ce probléme susciter un ambiance trés negatif dans le bureau, il y a aussi le probléme que, avec tous ces nouvelle tâches a beaucoup de ses tâches habituelle reste dans les mains de ses collègues.
Solutions proposées :
- Comme j’ai dit dans le derniére partie, si elle doit faire juste les tâches de court terme de l ‘Assistant au lier de presque tous des ses tâches, elle aurait plusiere de temps libre a faire ses propre tâches. Aussi les tâches a court terme ont une relation à ses propres tâches, p.ex.
- suivi des dépenses du Département Aff.Gales – Contrats de maintenance de la réprographie.
- Avec la nouvelle designation des Stenos-Dactylos (Comme j’expliquerai prochain) elle peut déléguer des tâches à elles, au lieu de ses collègues.
- Augmentation de sa remuneration
Resultats :
- Ses collegues seraient plus contents parce qu’elles ne doivent pas faire son travail parce qu’avec ces solutions, elle aurait plus de temps pour son propre travail, donc la relation entre la secretaire de direction N°1 et ses collegues va s’ameliorer.
- Une augmentation de remuneration va indiquer qu’elle est un emploi importants à l’entreprise et qu’il ne veut pas se perdre.
- Son augmentation de remuneration va calmer les inquietudes des autres secretaires en indiquant qu’elle a recu une remuneration supplementaire pour le travail qu’elle avait fait au lieu d’une promotion
Stenos -Dactylos :
Comme les secretaires sont regroupees au sein du Department Affaires General, c’est possible de faire la meme operation pour les Stenos-Dactylos, mais manifestement dans un niveau hierarchique plus bas que les secretaires. Ce situation nouvelle va diminuer les problemes qui existent actuellement qui sont :
- La mauvaises repartition de la charge du travail au casse de leur segregation entre services specifique
- Leur retranchement derriere de leur affectation – elles n’aident pas leur collegues
Solutions proposees :
- Mettre tous les Stenos-Dactylos ensemble, donc les Stenos-Dactylos qui travaillent plus peuvent deleguer des tâches aux autres qui n’ont pas assez de travail a faire.
Les resultats :
- La production va augmenter parce que maintenant elles travaillent comme un equipe qui est toujours plus effective que plusieurs personnes travaillant toutes seules.
- Cette nouvelle augmentation de la production peut aider a diminuer l’effet sur l’entreprise de l’introduction de la nouvelle loi sur la reducction du temps de travail a 35 heures par semaine.
Secretaire de direction N°4 :
C’est important a analyser le poste de la secretaire de direction N°4 parce que, actuellement, elle est la secretaire pour :
- Le Chef du Service Comptable et Financier
- Le Chef du Service Juridique
- Le Chef du Service des Ressources Humaines
- Le Chef du Service Informatique
et en meme temps, elle supervise deux Stenos-Dactylos.
Et cet analyse, on va decouvrir si elle doit travailler trop ou pas. Si elle travail vraiment trop, il faut qu’elle recoit une augmentation de salaire et peut-etre une promotion. A sujet des promotions, on doit decouvrir parce qu’elle est dans le 7eme niveau au lieu de la 8eme. Est-ce qu’elle est trop jeune, nouvelle a l’entreprise ou peut-etre les chefs des departements ne lui demandent pas beaucoup. Si elle travaille trop dur, on peut deleguer ses taches, mais il me semble qu’elle s’est debrouillée avec les responsabilites avant. Par consequent, il n’y a aucune raison pour des changements.
Les methodes pour conduire cette étude avec succès dans l’ordre de fiabilité etaient :
Internal –Direct :
- Entretiens personnelles – avec les Stenos-Dactylos, Secretaires et l’Assistant (les gens étaient plus ouvert et dogmatic quand elles etaient tout seul)
- Des Reunions des groups – a beaucoup des gens étaient plus poli quand elles etaient dans une groupe.
- Questionnaires – Le principal erreue avec les Questionnaires est que les gens qui ont les plusiere des grief contre ses collègues ne jamais mettre leur nom sur la papier en peur de ratification.
Internal – Indirect :
- Recherche documentation – Simple, facile, moins cher et le plus efficate method.
- Observations des autres emplois – Au debut j’ai regardé les emplois qui occupent des postes plus haut que les gens à qui j’ai fait ce report, mais les resultats etaient plus effectif quand j’ai fait un etude sur les gens qui occupe les postes a`a presque le meme niveau.
External :
- Les autres departements dans notre entreprise – les gens dans les autres departement étaient très obligeant mais a beaucoup de leurs problèmes etaient trop specific a leur departement, et donc ‘non-transmissable’ à notre situation.
- Les autres entreprises – Il etait presque impossible a trouver n’importe quoi d’information sur les autres entreprises, donc cette methode n’avait pas la meilleure fiabilté possible.
Il y a beaucoup de methodes de qualification et de classement des emplois, p.ex.
La methode Hay
La methode Corbin
La methode Cort.
Dans cette occasion, je pense que la methode qui utilise les tableaux des degres et des points est la meilleure, parce qu’elle a des avantages notables :
- Elle est simple mais longue
- elle n’y a que 7 criteres
- pour chaque critere, il y a des degres qui donnent une attribution de points
- elle est claire, rigereuse et objective
Cette methode est basee sur 7 criteres classantes :
Connaissances pratiques et theoriques : les connaissances requises pour tenir l’emploi. Elles peuvent etre de toutes natures, theoriques, pratiques ou manuelles.
Resolution de problemes : la competence, necessaire pour tenir l’emploi, en matiere d’appreciation de la complexite d’une situation, d’identification des diverses composantes d’un probleme et de la faculte a les examiner de facon systematique pour elaborer des solutions.
Dimension relationnelle : niveau de competence a ecouter, percevoir, comprendre les preoccupations et les attentes des interlocuteurs.
Conseil : apportes a des emplois subordonnes. La capacite qu’il requiert a se mettre a la disposition des autres pour les aider a resoudre leurs problemes.
Organisation : la compentence necessaire a chaque emploi pour prevoir, echelonner dans le temps, effectuer des choix, etablir des priorites et coordonner les moyens humains et/ou materiels.
Autonomie : diriger ou etre dirige.
Contribution : de l’emploi par rapport a l’ensemble des missions et des fonctions de l’unite a laquelle il appartient.
Avec ces criteres on denote un numero qui correspond au niveau (entre 1 et 7) de chaque critere :
Niveau 1 : 26 points (Faible)
Niveau 2 : 52 points
Niveau 3 : 77 points
Niveau 4 : 101 points
Niveau 5 : 124 points
Niveau 6 : 146 points
Niveau 7 : 167 points (Fort)
Apres on a alloquer tous les criteres selon leur valeur correspondant, on trouve un total (p.ex. au cas de la secretaire N° 1 qui a recu 587 points). Maintenant on utilise ce tableau a allouer une position "hierarchique" a tous les emplois (des A-I).
Avec ces resultats on peut dit le suivant :
Stenos-Dactylos :
C’est normal qu’elles sont dans le dernier niveau parce qu’elles ne doivent faire que la steno-dactylographie. Et pour faire cela, elles ont besoin d’un moyenne connaissance pratique et theorique et une bonne dimension relationnelle, mais elles n’ont pas besoin d’une air d’autonomie ou l’aptitude de donner conseil. Mais en general, elles contributent au bon fonctionnement de l’entreprise. Donc : niveau 1 avec 285 points.
Les secretaires N° 2, 3 et 4 :
Comme secretaires, elles ont des axes superieures aux Stenos-Dactylos et ca, c’est pourquoi on peut les trouver en 2 niveaux plus hauts parce que comme ecrit dans le texte, les secretaires portent un axe technique, informatique, communicatif et economique vers l’entreprise qui sont plus difficile a attenir. Donc : niveau 6 avec 464 points.
La secretaire N° 1 :
Dans ce poste on a besoin de plus que juste un connaissance moyenne de tous les criteres. On a besoin d’une forte connaissance pratique et theorique avec un aptitude d’organisation plus forte parce que dans ce poste, on est maintenant responsable pour la suite des contrats de maintenance des materiels de reprographie et les plannings des acheteurs, suivir des depenses du departement Aff. Gales et l’achat des fournitures de bureau.
Comme on peut voir, un systeme de qualification est fondamentalement un regroupement de postes et fonctions d’un entreprise. Avec ce regroupement de postes on peut attribuer un coefficient a chaque niveau qui peut determiner le salaire de chaque poste.
Si on veut, c’est possible d’utiliser un grille de maniere permeable pour les remunerations aux salaries. Par exemple : la secretaire de direction N° 1 a gagne presque le meme, si non, plus que l’assitant de direction bien que l’assitant ait un poste plus haut dans l’organigramme de l’entreprise parce qu’elle travaille beaucoup plus.
On peut faire le meme pour la secretaire N° 4 ; si elle continue a travailler comme au moment, elle peut gagner peut-etre le meme ou bien plus que les autres secretaires.
Les Changes :
- J’ai mettre la Secretaire de Direction 4 au meme niveau des autres secretaires, parce-que il me semble qu’elle fait un large pourcentage de la travail mais elle recoit une salaire plus bas.
- J’ai augmented le remunerations de la Secretaire No. 1 mais je ne change pas sa niveau danc la hierarchie parce-que un change dans la hierarchie va causer des problemes entre les autres secretaires et Secretaire No. 1.
- J’ai mettre tous les Stenos-Dactylos ensemble, a fin d’equilibre les quantité de travail que Steno-Dactylo doivent faire.
- J’ai reduit les responsabilities de l’Assistant de Direction, mais je ne la rétrograde, parce-que si je le rétrograde elle devenirait trés demotivées.
Conclusion :
Avec ces propositions je pense que l’entreprise va devenir a beaucoup plus efficace en general. Grace a ces propositions l’entreprise peut diminuer l’effet de la loi du 35 heures par semaine, parce-que maintenant tous les emplois travaileraient plus vite et avec plusiere de flexabilite qu’auparavant. Si le meme etude est effectue avec les autres departements je suis confident qu’on va trouver le meme resultats.
