MANTENCION DE LA CULTURA
La cultura organizacional dentro de esta empresa se ha logrado mantener gracias a que su director ha estado siempre involucrado en todos los procesos, desde la contratacion de nuevo personal hasta las mas importantes decisiones. Por ser esta una organizacion pequena, ha sido facil transmitir la cultura a los trabajadores, los cuales no poseen un nivel educacional muy alto y requieren de un contacto directo y constante para internalizarse y adoptar los valores y normas que la constituyen.
APRENDIZAJE DE LA CULTURA
Para que sea transmitida a los nuevos miembros, estos deben pasar por un proceso de socializacion que involucra a superiores y companeros, los que deben tener la capacidad de adaptarse unos con otros y a la organizacion misma. Es decir, hacer suyas las creencias y presunciones basicas de la empresa, comprometiendose lealmente con ellas.
Cabe destacar que este proceso es un fenomeno muy profundo y complejo, que involucra el aprendizaje de todas las normas, valores y pautas de accion, pero que no es de completa responsabilidad de la empresa, pues quienes forman parte de ella deben tener la capacidad de entender, aplicar y mantener estas normas.
DESCRIPCION DE LA CULTURA DEL CLUB DE EQUITACION LA REINA
Para describir la cultura organizacional existente en el Club de Equitacion La Reina analizaremos las variables que permiten hacer una diferenciacion de las caracteristicas de esta. Estas variables son las siguientes:
i ) Autonomia Individual
Se refiere al grado en que los actores sociales asumen responsabilidades e independencia para desarrollar la iniciativa organizacional.
En esta empresa la autonomia individual es baja, ya que Don Victor Contador es quien realiza el control riguroso y el planeamiento de todo lo que se hace, disminuyendo la posibilidad del nacimiento de iniciativas personales sobre actividades realizadas dentro y para la empresa.
ii) Estructura
Es el grado de formalizacion ( reglas y normas ) y supervision directa empleada en el escenario organizacional para regular y controlar el desempeno de quienes forman parte de la organizacion.
El proceso de supervision que se realiza en el Club se basa en niveles jerarquicos. Esto significa en la practica que los operarios son dirigidos en forma directa por Don Victor, o por el capataz, Patricio Araya .
iii) Apoyo
Esta variable se refiere al grado de colaboracion y cooperacion que reciben los subordinados por parte de los jefes.
El grado de colaboracion y cooperacion es bastante alto en el Club de Equitacion La Reina. Existe una estrecha comunicacion entre los subordinados y sus superiores, en especial con Don Victor, que esta constantemente ayudandolos, corrigiendolos y aconsejandolos.
La muestra mas clara del apoyo otorgado a los empleados se refleja en que a los trabajadores que son de fuera de Santiago, o que tienen familia y merecen la confianza, se les entrega una vivienda básica dentro del mismo recinto del Club.
iv) Identidad
Es el grado de identificacion que desarrolla el actor social hacia la organizacion de la que forma parte. Este aspecto excluye la identificacion hacia su grupo, equipo de trabajo, area, etc.
El grado de identificacion es alto en la empresa, debido al trato, a la confianza y al respeto que se le tiene a todos los integrantes de la empresa, los cuales han tenido la capacidad de valorarlo y transformarlo en lealtad.
v) Relacion Desempeno-Premio
Es el grado en que la distribucion de los premios se relaciona funcionalmente con el desempeno de los actores sociales.
En el Club existe la politica que indica que mientras mas se trabaje y se produzca, mayor es la posibilidad de tener premios.
La secretaria esta sujeta a cierto bono de produccion relacionado con las actividades de la Escuela de Equitacion. Del mismo modo, los ordenanzas y el capataz se ven beneficiados cuando las cosas funcionan bien.
vi) Tolerancia hacia el conflicto
Es el grado de los conflictos antagonicos que son posibles de observar en las relaciones ya sea entre companeros o entre grupos o equipos de trabajo en la organizacion.
La relacion entre las personas que trabajan en esta empresa es de companerismo; la mayoria son hombres y tienen sus labores bien delimitadas, disminuyendose asi la posibilidad de roces o conflictos.
El Club es un sistema muy abierto, en el que la ayuda y la informacion circulan libremente. No existe incertidumbre respecto de la situacion de la empresa, pues constantemente se esta informando a todos de esta, lo que sin duda ha influido en ese ambiente de companerismo y de respeto mutuo que mantienen bajo el nivel de conflicto.
vii) Tolerancia al riesgo
Este aspecto se refiere al grado en que se estimula al actor social para enfrentar escenarios con mayor grado de incertidumbre, siendo mas agresivo e innovador.
Existe un bajo grado de tolerancia al riesgo. Por un lado se puede ver que el personal operativo siempre depende de las instrucciones del superior y, por otra parte, esta Don Victor que se muestra conservador y poco inclinado a que su gente corra riesgos, prefiriendo que se le consulte en caso de dudas. No se ve que se fomente la creatividad innovadora en el personal.
II. LA COMUNICACION EN EL CLUB DE EQUITACION LA REINA
La comunicación dentro de la organización que estamos analizando es un proceso continuo en el que se ha logrado un buen flujo de información de las partes que interactúan.
El presidente de ésta, Don Victor Contador, al formar el grupo de empleados que trabajan con él, puso mucho énfasis en que ellos se sintieran parte de la organización y en hacerles ver que cada uno es una parte importante de ella y que, por tanto, sin el trabajo y apoyo de todos ellos no sería posible obtener los mismos resultados. De esta forma se fue dando que los trabajadores de los distintos niveles de la organización comulgan con el sistema de valores de la empresa, lo que evita uno de los más importantes problemas de la comunicación bidireccional: la disonancia cognoscitiva. Con esto se evitan también las barreras personales entre las partes interactuantes lo que interferiría en el logro de una comunicación eficiente.
Tampoco encontramos aquí barreras semánticas ya que, la mayor parte de los símbolos usados en la codificación del mensaje son de conocimiento común de todas las personas que trabajan en este lugar. Esto también ha contribuido a la formación de un lenguaje de grupo que los diferencia de otros grupos sociales que pudieran no tener los conocimientos de los conceptos técnicos que se manejan en este medio.
Creemos que en este medio es muy difícil que no existan barreras físicas. Dado que la mayor parte de las acciones que se realizan aquí se hacen al aire libre, es muy fácil la interferencia de ruidos que distorsionen la intención que perseguía el mensaje.
Los principales medios de comunicación usados son las palabras. Dada la complejidad de este medio, es muy importante que estas sean usadas en el contexto adecuado para evitar malas interpretaciones que pudieran perjudicar la comunicación y que posteriormente dificulte el trabajo dentro de la organización.
Debido a la diferencia de clases sociales que trabajan dentro de esta organización fue necesario adoptar cierta normas que faciliten la comunicación. En el trato con los ordenanzas, el presidente de este Club usa frases simples con palabras conocidas y breves intentando así facilitar el entendimiento del mensaje que se les quiere trasmitir.
Dentro del Club se utilizan también ilustraciones gráficas ( murales y letreros ) para dar a conocer cierta información a los clientes de esta organización. Para que este medio de comunicación sea efectivo, es necesario escoger bien las palabras usadas para que el mensaje sea comprendido.
Se ha entendido muy bien la importancia que tiene para los empleados ser consecuente con lo que se piensa, por esto, la brecha de credibilidad dentro de esta empresa es nula.
A través de una conversación que tuvimos con el presidente de este lugar nos pudimos dar cuenta de la gran orientación humana que existe. El estrato más alto de la jerarquía de esta organización tiene gran sensibilidad respecto a las necesidades de sus trabajadores ayudandolos, frecuentemente, a superar ciertos problemas personales que se les han presentado a través de una buena comunicación, logrando así, una mayor identidad de ellos con la empresa y un mejor desempeño de sus labores.
Esta sensibilidad de las necesidades humanas también se da con los clientes de este Club. Don Victor se ha preocupado de cada uno en forma particular, no como un todo colectivo, lo que le ha permitido hacerse un poco parte de ellos, y ellos así lo han entendido.
Don Victor sabe que, en la medida en que se unan los esfuerzos de todos sus empleados en el logro de un objetivo común, se podrá mejorar la productividad de su empresa. Es por esto, que él se encuentra muy abierto a escuchar las necesidades e inquietudes de sus trabajadores.
Los empleados, por su parte, sienten confianza en él como su superior y como persona lo que le da la credibilidad al mensaje que se les quiere trasmitir entendiendo el poder sancionador que Don Victor tiene sobre ellos.
“ Es importante y muy necesario comunicar claramente las tareas y labores a los distintos empleados y explicarles lo que nosotros esperamos de ellos, así, evitamos que se tomen atribuciones que no les correspondan y los motivamos, indirectamente, a cumplir bien con su trabajo...” nos dice Don Victor.
“ Nuestros empleados aquí se sienten parte de esto. Personalmente pienso que es gracias al continuo reforzamiento que les damos haciendo énfasis en sus logros e intentando superar sus debilidades...”
Como es evidente en esta organización, el tipo de comunicación que prima es la descendente, pero también existe comunicación ascendente de los trabajadores hacia las autoridades superiores.
Se ha puesto especial atención en que los movimientos de información hacia los niveles superiores no sufran retrasos. Y esto se ha logrado por la confianza y el respeto que existe de los empleados y sus superiores ( debido a esto, tampoco existen problemas de filtración de información ).
La mayor parte de los empleados llevan muchos años trabajando aquí lo que ha creado un círculo social muy humano en el que se ha aprendido a escuchar y ser escuchado.
Las reuniones con los empleados se hacen en forma particular con los implicados en el caso que se quiere tratar y se realizan cada vez que surge algo que comunicarles que requiera de una mayor dedicación de las partes tratantes.
Aunque el presidente de este lugar tiene gran conocimiento de las labores que se ejercen en el Club, constantemente aplica la política de puertas abiertas, en el sentido de que él pasa la mayor parte de su tiempo en lo que podríamos denominar trabajo en terreno, es decir, sale de su oficina y convive con sus subordinados. Así es como ha aprendido a conocer a quienes llama “ su gente ”, interiorizandose de sus labores y desempeños.
Finalmente podemos mencionar la existencia de redes dentro del Club, las que se dan, principalmente, entre la gente que vive en dicho lugar. Es conveniente también en este punto resaltar que en los clubes de equitación en general se dan redes entre los clientes, que tienen como interés común, naturalmente, este deporte.
II. ANALISIS DE LA ESTRUCTURA DEL CLUB DE EQUITACION LA REINA
La primera impresion que nos llevamos al conocer esta organizacion fue la de que carecia de una estructura, de la forma que asociabamos a grandes organizaciones. La verdad es que estabamos en un error, pues como senalamos en un comienzo de esta seccion, toda organizacion tiene una estructura y el Club de Equitacion La Reina no es la excepcion.
Es preciso recordar en este momento que el Club se compone de 17 personas que trabajan en el, encabezadas por Victor Contador como Presidente y Gerente General. Hay una secretaria que coordina el funcionamiento administrativo del club ( atencion de socios y alumnos de la Escuela de Equitacion, atencion a publico en general, recepcion de pago de cuotas, etc.), un contador, que obviamente se encarga de todo lo que es la contabilidad y preparacion de planillas previsionales y remuneraciones del personal, asi como tambien del tema tributario. Tambien hay un capataz, mano derecha de Victor Contador y el “segundo de a bordo” en lo que a funcionamiento se refiere y dos maestros de equitacion, que se encargan de impartir las clases a los alumnos y socios. El resto del personal ( 11 personas ) corresponde a operarios .
Reconocemos que esta estructura involucra a pocas personas, lo que indudablemente facilita el analisis a traves de la observacion. Sin embargo, esa simplicidad ofrece la oportunidad de ver con mayor claridad las diversas dimensiones que se consideran en el analisis, aspecto que no siempre es posible en una organizacion de mayor tamano.
Hemos utilizado como herramienta de estudio de la estructura el modelo de Mintzberg, descrito anteriormente, por lo que a continuacion entregaremos los resultados obtenidos para cada una de las dimensiones de diagnostico y finalmente propondremos lo que a nuestro juicio corresponde a la configuracion estructural de la empresa.
PRINCIPAL MECANISMO DE COORDINACION
Nos referimos al elemento fundamental que mantiene unida la organizacion.
El principal mecanismo de coordinacion en esta empresa es la supervision directa de las actividades. Quedara mas claro esto al analizar la parte fundamental.
PARTE FUNDAMENTAL DE LA ORGANIZACION
Sin lugar a dudas, la parte fundamental del Club es su cuspide estrategica, Don Victor Contador. El es quien mueve toda la organizacion.
Pudimos observar esto con claridad ya que Don Victor se encarga personalmente de organizar casi todo el trabajo. No es exageracion decir que lo vimos en solo un par de horas dirigiendo a operarios, dando instrucciones a la secretaria, participando en las clases de equitacion y hasta supervisando el riego de areas verdes y arboles que tanto le ha costado mantener. Pareciera estar en todo.
Si bien es cierto que el capataz, Patricio Araya, es el brazo derecho de Don Victor es notorio que solo adquiere esa importancia cuando este no se encuentra en el Club. Patricio desempena lo que asociariamos a la linea media , la intermediacion entre la cuspide y el nivel operativo, pero de una forma bastante restringida cuando esta su jefe. Mas adelante veremos esto.
PARAMETROS DE DISENO
i ) Especializacion de los puestos de trabajo:
Tambien podemos llamarla complejidad , refiriendonos al numero de tareas de un determinado trabajo y a la profundidad en terminos de control que se tiene sobre ellas.
En el Club la especializacion es escasa, pues no hay una definicion muy clara de tareas. Es posible ver a un ordenanza moviendo un caballo y luego pintando o reparando una pesebrera. Lo mismo aplica para la mayoria de los que trabajan ( con la sola excepcion del contador y, en menor medida, de los maestros de equitacion ).
ii) Preparacion y Adoctrinamiento
Nos referimos a la educacion formal y grado de entrenamiento y capacitacion que se entrega a los actores sociales por parte de la organizacion.
Es muy escasa y solo se verifica en la explicacion de las tareas basicas a desarrollar cuando los operarios o algun otro miembro del personal es contratado o se requiere que realice una tarea nueva. Como no hay ningun proceso productivo que implique el uso de maquinarias o exija destrezas complejas, este aspecto es poco relevante en la organizacion.
Iii) Formalizacion del Comportamiento
Se relaciona con el establecimiento de politicas, normas y procedimientos que determinan el accionar del personal; por lo general, por escrito.
Casi no hay formalizacion.
iv) Tamano de las Unidades
Nos referimos al numero de personas que estan a cargo de un gestor. Tambien se denomina Intervalo de Control.
Debido al reducido numero de personas que trabajan en el Club, podemos decir que este intervalo es “amplio”, visto desde la perspectiva del unico gestor, Don Victor. Tiene a su cargo a todo el personal de la empresa.
v) Agrupacion
Nos referimos a la departamentalizacion, que consiste en agrupar los puestos de trabajo sobre una base comun. No se aplica en este caso.
vi) Sistemas de Planificacion y Control
No hay sistemas de planificacion y control establecidos. Ambos son realizados en forma directa por la cuspide estrategica.
vii) Centralizacion
Se refiere al grado de autoridad que tiene la alta direccion.
En esta empresa hay una total centralizacion. La autoridad la ejerce casi exclusivamente Don Victor. Solo Patricio Araya, el capataz, ejerce autoridad en aquellas circunstancias en que Don Victor no puede supervisar lo que se esta haciendo, pero siempre bajo la autoridad suya.
ASPECTOS DE FUNCIONAMIENTO
Basicamente nos referimos aqui a los componentes que definen una configuracion estructural segun el Modelo de Mintzberg. La idea es describir que labores desarrolla cada una de estas partes, aunque a estas altura parezca evidente senalarlo.
Cuspide Estrategica
Como ya dijimos, esta encarnada en Don Victor Contador, quien constituye la administracion superior de la empresa y realiza todo el trabajo administrativo.
Linea Media
Podriamos decir que es muy debil su presencia.
Basicamente la identificamos con el capataz, Patricio Araya, que desempena esporadicamente el papel de intermediario entre la cuspide y el centro operativo.
Estructura Tecnica
No hay estructura tecnica.
Personal de Apoyo ( Staff )
Aqui ubicamos a Juan Maldonado, el contador. Este presta servicios de manera indirecta a la organizacion.
Creemos que tambien debe incluirse aqui a Patricia Moya, la secretaria del Club, ya que en base a lo que pudimos observar no cumple funciones de intermediaria entre el nivel operativo y la cuspide ( por lo que no se le podria clasificar como parte de la linea media ) tampoco podemos asociarla a la estructura tecnica ( no desarrolla sistema alguno ) y definitivamente no corresponde al centro operativo.
VARIABLES DE CONTINGENCIA
i) Edad y Tamano
Ambas variables afectan a la organizacion en lo que se refiere a formalizacion de comportamientos y elaboracion de la linea media y estructura tecnica.
El Club de Equitacion La Reina es una organizacion relativamente nueva ( se fundo a prncipios de los 80 ) y sobre todo, pequena. Esto incide en que su grado de formalizacion sea muy bajo.
ii) Tecnologia
Influencia particularmente al centro operativo de una organizacion y a las unidades asesoras que estan estrechamente vinculadas a este.
En este caso no hay mayor tecnologia que regule la actividad de los operarios del Club, por lo que podemos hablar de simplicidad de esta dimension de analisis.
iii) Medio ambiente
El medio ambiente es muy importante para la organizacion, pues determina su grado de complejidad, dependiendo de su dinamismo y estabilidad. En el medio ambiente reconocemos variables economicas, de competencia y de consumidores.
Se reconoce que a mayor estabilidad, menor complejidad de la organizacion.Esto es lo que ocurre en nuestro caso, pues el ambiente en el que se desempena el Club es muy estable. El mercado de la equitacion no se caracteriza por una gran competitividad ni por grandes y repentinos cambios. No requiere de fuertes innovaciones tecnologicas que puedan quedar obsoletas ni de desarrollar productos que tengan ciclos de vida cortos. Mas bien, lo que se ofrece tiene gran permanencia y esta asociado a tecnicas y productos muy tradicionales.
iv) Poder
Esta concentrado en la cuspide de la organizacion.
CONCLUSIONES
Por todo lo analizado y descrito en las secciones anteriores de este tema, podemos concluir que el Club de Equitacion La Reina es una organizacion que se identifica con la Estructura Simple.
Decimos lo anterior porque todas sus caracteristicas concuerdan con una organizacion que describe Mintzberg en que hay uno o pocos administradores y un grupo de operarios que realizan el trabajo basico. Es la tipica organizacion del pequeno empresario.
Es clarisima la falta de elementos estructurales y solo una pequenisima parte de los comportamientos estan formalizados. La planeacion es minima.
La linea media es casi inexistente, pues la coordinacion la realiza la administracion superior. El control es altamente centralizado.
Por ultimo, se trata de una organizacion pequena y relativamente joven, que se mueve en un medio que es estable. La estabilidad es la unica cosa que no esta muy de acuerdo con la descripcion y definicion planteada por Mintzberg, sin embargo, por una abrumadora mayoria los elementos no senalan a la configuracion Simple como la mas atinada para describir al Club de Equitacion La Reina.
